Eventi
Certificazione per gli eventi
Selezione delle sedi prestando attenzione all’accessibilità e all’uso delle risorse. Gestione di trasporti, energia, acqua, materiali e rifiuti. Rispetto dei diritti dei lavoratori e delle comunità locali.
Pianificazione e gestione delle operazioni dell’evento valutate in base a requisiti definiti per gestione, sedi, fornitori, trasporti, catering e comunicazione.
Informazioni sulla certificazione
Friend of the Earth Events è una certificazione di servizio per le organizzazioni che gestiscono eventi. Può coprire un singolo evento o una serie di eventi nell’ambito di un perimetro concordato.
La domanda per un evento raccoglie l’ambito proposto e la documentazione probatoria a supporto per la valutazione. Le dichiarazioni di conformità alla certificazione devono identificare l’evento o il programma coperto, affinché partecipanti, clienti e fornitori possano comprendere con precisione a cosa fa riferimento il certificato.
Cosa può essere certificato
Gli organizzatori di festival musicali, gare sportive, conferenze e altri eventi possono presentare domanda. Le agenzie devono specificare gli eventi in questione e il loro ruolo nell’organizzazione degli stessi.
La certificazione è volontaria. La compilazione del modulo informativo preliminare non vincola all’audit e le informazioni inviate sono trattate con riservatezza.
Cosa copre lo standard
Le aree seguenti riassumono una selezione di requisiti dello Standard per gli eventi versione 1, del 15 febbraio 2023. Consultare lo standard completo per tutti i criteri e le condizioni di applicabilità.
Impegni scritti, valutazione del rischio, risorse e indicatori di prestazione stabiliscono le modalità di gestione degli obiettivi dell’evento. Sezione 1.
Un responsabile designato, i ruoli all’interno del team, i budget, le riunioni e la reportistica supportano l’attuazione e i requisiti legali. Sezione 2.
I requisiti riguardano la scelta della sede, l’accesso, l’acqua, l’energia e l’impatto sugli habitat; conferenze ed eventi analoghi devono consentire la partecipazione online. Sezione 3.
I piani operativi coprono energia, prevenzione e raccolta differenziata dei rifiuti, rumore, qualità dell’aria e riduzione dell’uso di carta. Sezione 4.
Politiche di acquisto, selezione dei fornitori e condizioni di lavoro regolano il modo in cui l’organizzatore interagisce con imprese, lavoratori e comunità locale. Sezione 5.
I requisiti coprono trasporti accessibili, selezione degli alloggi, gestione dei parcheggi e informazioni per i partecipanti. Sezione 6.
Approvvigionamento, menu, spreco alimentare, imballaggi e donazione del cibo non consumato sono regolati dai requisiti per la ristorazione. Sezione 7.
I requisiti affrontano i materiali cartacei non necessari, la formazione del personale e la comunicazione interna. Sezione 8.
Preparazione alla valutazione
Inizia con lo standard completo e associa ciascun criterio applicabile ai documenti disponibili per il tuo evento. Individua la persona che può fornire ciascun documento e le eventuali informazioni che devono ancora essere raccolte.
Ad esempio, quando trasmetti l’elenco dei fornitori, specifica a quale evento si riferisce. Quando fornisci una politica aziendale, includi le registrazioni che ne attestano l’applicazione. Presenta l’organizzazione dell’evento in modo chiaro affinché l’auditor possa verificare le evidenze rispetto ai criteri.
Certificazione indipendente
Un auditor terzo qualificato di un organismo di certificazione accreditato per gli standard Friend of the Earth esamina le prove documentali. L’organismo rilascia la certificazione quando non vi sono non conformità o quando le azioni correttive richieste sono state accettate.
Una non conformità è un riscontro che attesta il mancato rispetto di un requisito. L’organizzatore deve risolvere il rilievo mediante le misure correttive confermate dall’organismo di certificazione. Una richiesta di informazioni, una candidatura o un preventivo non costituiscono una decisione di certificazione.
Come funziona la certificazione
1. Candidatura
Compila il modulo informativo preliminare con i dettagli dell’evento e dell’organizzatore.
2. Conferma dell’ambito e dei costi
Conferma gli eventi coperti, le evidenze necessarie, il contratto, le tariffe e le modalità di valutazione.
3. Valutazione indipendente
Invia le informazioni richieste per la verifica di conformità rispetto ai requisiti applicabili.
4. Risoluzione dei rilievi
Completa le rettifiche o le azioni correttive richieste e fornisci la documentazione probatoria indicata.
5. Decisione di certificazione
L’organismo di certificazione esamina i risultati e stabilisce se i requisiti per il rilascio del certificato sono stati soddisfatti.
6. Comunicazione e mantenimento dell’ambito
Rispetta le date del certificato, l’ambito e le regole per l’uso autorizzato del logo. Concorda le verifiche successive o le disposizioni per le edizioni future dell’evento.
Tariffe di certificazione
Il listino prezzi per singolo evento è strutturato in fasce di partecipazione. Il listino prezzi per le agenzie utilizza il fatturato complessivo dell’organizzazione dell’anno precedente per stabilire la fascia di royalty annuale.
Entrambi i listini pubblicati si applicano ai nuovi contratti e specificano che i costi di audit sono inclusi. I prezzi si intendono al netto dell’IVA, che verrà applicata ove prevista. Richiedi un preventivo per verificare quale listino sia applicabile e cosa sia incluso.
Standard e documenti di supporto
Verifica l’ambito e lo stato della certificazione
Verifica che il certificato identifichi l’evento o il programma in oggetto, le attività coperte e le date pertinenti. Contatta il team se necessiti di supporto per confermare se un determinato evento o edizione sia coperto.
Domande frequenti
L’ambito indicato nel certificato determina ciò che è coperto. Non estendere una dichiarazione relativa a un evento specifico ad altri eventi, sedi o servizi che esulano da tale ambito.
Il certificato di un fornitore specifica ciò che tale fornitore ha sottoposto a certificazione. Esso non costituisce la certificazione dell’evento in sé. Verifica l’ambito di ciascun certificato e il percorso di valutazione previsto per l’evento.
Utilizza il logo solo dopo aver ottenuto la certificazione e la necessaria autorizzazione. Rispetta la licenza applicabile e le regole per l’uso del logo, e identifica chiaramente l’evento o le attività coperte.
Contatta il team indicando le date previste prima di dichiarare la certificazione o stampare materiali promozionali. Chiedi quali prove siano necessarie ed entro quando debbano essere disponibili per la valutazione.
Verifica le date di validità del certificato e l’ambito concordato. Conferma con il team eventuali rinnovi, valutazioni di follow-up o modifiche necessarie per le edizioni successive dell’evento; non dare per scontato che un certificato precedente copra le future edizioni.
No. Il modulo informativo preliminare avvia il processo di richiesta e preventivo senza alcun obbligo di procedere. Esamina l’ambito e le disposizioni prima di sottoscrivere l’accordo.
Richiedi la certificazione
Indicaci il nome dell’evento, luogo e date, affluenza prevista, team organizzativo e le attività che desideri sottoporre a valutazione. Se gestisci più eventi, specifica quali desideri includere.
Invia la tua richiesta iniziale al team per discutere il modulo di domanda, l’ambito proposto e le disposizioni per la valutazione prima di procedere.
