Événements
Certification des événements
Sélection de lieux accordant une attention particulière à l’accessibilité et à l’utilisation des ressources. Gestion des transports, de l’énergie, de l’eau, des matériaux et des déchets. Respect des droits des travailleurs et des communautés locales.
Planification et opérations événementielles évaluées selon des exigences définies en matière de gestion, de lieux, de fournisseurs, de transports, de restauration et de communication.
À propos de la certification
Friend of the Earth Events est une certification de service destinée aux organisations gérant des événements. Elle peut couvrir un événement unique ou un ensemble d’événements dans le cadre d’un périmètre convenu.
Une demande relative à un événement rassemble le périmètre proposé et les éléments de preuve pour évaluation. Les déclarations de certification doivent identifier l’événement ou le programme couvert, afin que les participants, les clients et les fournisseurs puissent comprendre ce à quoi le certificat fait référence.
Ce qui peut être certifié
Les organisateurs de festivals de musique, de compétitions sportives, de conférences et d’autres événements peuvent postuler. Les agences doivent préciser les événements concernés ainsi que leur rôle dans leur organisation.
La certification est volontaire. Remplir le formulaire d’information préliminaire ne vous engage pas à réaliser un audit, et les informations transmises sont traitées de manière confidentielle.
Ce que couvre la norme
Les domaines suivants résument une sélection d’exigences de la norme Événements version 1, datée du 15 février 2023. Consultez la norme complète pour connaître l’ensemble des critères et des conditions d’application.
Des engagements écrits, l’évaluation des risques, les ressources et les indicateurs de performance établissent la manière dont les objectifs de l’événement seront gérés. Section 1.
Un responsable désigné, des rôles d’équipe, des budgets, des réunions et des rapports soutiennent la mise en œuvre et les exigences légales. Section 2.
Les exigences concernent le choix du lieu, l’accès, l’eau, l’énergie et les impacts sur les habitats naturels ; les conférences et événements similaires doivent permettre une participation en ligne. Section 3.
Les plans opérationnels couvrent l’énergie, la prévention et le tri des déchets, le bruit, la qualité de l’air et la réduction de l’utilisation du papier. Section 4.
Les politiques d’achat, la sélection des fournisseurs et les conditions d’emploi encadrent la manière dont l’organisateur collabore avec les entreprises, les travailleurs et la communauté locale. Section 5.
Les exigences couvrent les transports accessibles, la sélection des hébergements, les dispositions relatives au stationnement et les informations destinées aux participants. Section 6.
L’approvisionnement, les menus, le gaspillage alimentaire, les emballages et les dons de denrées non consommées sont encadrés par les exigences relatives à la restauration. Section 7.
Les exigences concernent la réduction des supports imprimés superflus, la formation du personnel et la communication interne. Section 8.
Préparation à l’évaluation
Commencez par la norme complète et associez chaque critère applicable aux documents disponibles pour votre événement. Identifiez la personne en mesure de fournir chaque document ainsi que les informations restant à collecter.
Par exemple, lors de la soumission d’une liste de fournisseurs, précisez à quel événement elle se rapporte. Lors de la transmission d’une politique, joignez les registres démontrant son application. Présentez les dispositions prises pour l’événement de manière claire afin que l’auditeur puisse examiner les éléments de preuve au regard des critères.
Certification indépendante
Un auditeur tiers qualifié, issu d’un organisme de certification accrédité pour les normes Friend of the Earth, examine les éléments de preuve documentaires. L’organisme délivre la certification lorsqu’aucune non-conformité n’est constatée ou lorsque les actions correctives requises ont été acceptées.
Une non-conformité est un constat indiquant qu’une exigence n’a pas été respectée. L’organisateur doit traiter ce constat par le biais des dispositions d’actions correctives validées par l’organisme de certification. Une demande d’information, un dossier de candidature ou un devis ne constitue pas une décision de certification.
Comment fonctionne la certification
1. Candidater
Remplissez le formulaire d’information préliminaire avec les coordonnées de l’événement et de l’organisateur.
2. Confirmer le périmètre et les coûts
Confirmez les événements couverts, les éléments de preuve requis, le contrat, les frais et les modalités d’évaluation.
3. Évaluation indépendante
Transmettez les informations demandées pour examen au regard des exigences applicables.
4. Traiter les constats
Effectuez les corrections ou actions correctives requises et fournissez les preuves demandées.
5. Décision de certification
L’organisme de certification examine les résultats et détermine si les conditions de délivrance du certificat sont remplies.
6. Communiquer et maintenir le périmètre
Respectez les dates de validité du certificat, le périmètre et les règles d’utilisation autorisée du logo. Confirmez tout suivi ou disposition pour les éditions ultérieures de l’événement.
Frais de certification
La grille tarifaire pour événement unique repose sur des tranches de fréquentation. La grille tarifaire pour agences utilise le chiffre d’affaires total de l’organisation de l’année précédente pour déterminer la tranche de redevance annuelle.
Les deux grilles publiées s’appliquent aux nouveaux contrats et précisent que les frais d’audit sont inclus. Les tarifs s’entendent hors TVA, qui est ajoutée le cas échéant. Demandez un devis afin de confirmer la grille applicable et les prestations incluses.
Normes et documents d’accompagnement
Vérifier le périmètre et le statut de la certification
Vérifiez que le certificat identifie l’événement ou le programme concerné, les activités couvertes et les dates pertinentes. Contactez l’équipe si vous avez besoin d’aide pour confirmer si un événement ou une édition spécifique est couvert.
Foire aux questions
Le périmètre défini dans le certificat détermine ce qui est couvert. N’étendez pas une déclaration relative à un événement désigné à d’autres événements, lieux ou services situés en dehors de ce périmètre.
Le certificat d’un fournisseur identifie ce que ce dernier a fait certifier. Il ne confère pas la certification à l’événement lui-même. Vérifiez le périmètre de chaque certificat et le parcours d’évaluation propre à l’événement.
N’utilisez le logo qu’une fois la certification et l’autorisation requise obtenues. Respectez les règles applicables en matière de licence et d’utilisation du logo, et identifiez clairement l’événement ou les activités couverts.
Contactez l’équipe avec vos dates prévues avant de revendiquer la certification ou d’imprimer des supports. Renseignez-vous sur les éléments de preuve requis et la date à laquelle ils doivent être disponibles pour l’évaluation.
Vérifiez les dates de validité du certificat et le périmètre convenu. Confirmez auprès de l’équipe tout renouvellement, toute évaluation de suivi ou toute modification requise pour une édition ultérieure de l’événement ; ne présumez pas qu’un certificat antérieur couvre les éditions futures.
Non. Le formulaire d’information préliminaire lance la démarche d’information et de devis sans vous contraindre à poursuivre. Examinez le périmètre et les modalités avant d’accepter le contrat.
Demander la certification
Indiquez-nous le nom de l’événement, son lieu et ses dates, la fréquentation prévue, l’équipe organisatrice et les activités que vous souhaitez faire évaluer. Si vous gérez plusieurs événements, précisez ceux que vous souhaitez inclure.
Envoyez votre demande initiale à l’équipe pour examiner le formulaire de candidature, le périmètre proposé et les modalités d’évaluation avant de poursuivre.
